Акт об отсутствии подрядчика на рабочем. Бланк и образец акта об отсутствии на рабочем месте. Образец акта об отсутствии на рабочем месте

Правовые последствия невыхода сотрудника на работу

В соответствии с подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) прогул является основанием для увольнения сотрудника. При этом под прогулом согласно указанной норме понимаются ситуации:

• когда работник отсутствовал по месту работы более 4 часов подряд;
• когда работник не появлялся вообще в течение своего рабочего дня или смены, независимо от того, какова их продолжительность.

Для того чтобы отсутствие считалось прогулом и увольнение за него было законным, причины отсутствия не должны быть уважительными.

Также работодателю важно правильно оформить прогул, для чего составляется акт об отсутствии на рабочем месте. Образец акта об отсутствии на рабочем месте будет представлен для скачивания в следующем разделе статьи.

При этом само по себе составление акта о невыходе сотрудника на работу еще не означает автоматически применение к работнику мер ответственности, поскольку:

• Как было обозначено, работник может представить доказательства уважительности отсутствия. Истребование письменных объяснений, исходя из положений ч. 1 ст. 193 ТК РФ, является обязанностью работодателя. При этом работнику дается 2 рабочих дня на их представление.
• Применение дисциплинарного воздействия в силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ является правом, а не обязанностью работодателя, в связи с чем даже при отсутствии подтверждения уважительности отсутствия существует вероятность неприменения к работнику мер ответственности.

Бланк акта об отсутствии работника на работе

Заполненный бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте можно скачать по ссылке: Акт об отсутствии на рабочем месте - образец 2018 - 2019 .

Несмотря на отсутствие формальных требований к акту в законодательстве, приведенный образец акта о невыходе на работу отражает основную необходимую информацию для подтверждения факта невыхода на работу.

В частности, образец акта об отсутствии работника на рабочем месте содержит следующие сведения:

• указание на организацию-работодателя (наименование и адрес места нахождения);
• данные о сотруднике, составившем акт (фамилию, инициалы, должность);
• данные о сотрудниках, в присутствии которых составлен акт;
• обстоятельства, которые фиксируются актом (факт невыхода);
• сведения об отсутствующем работнике;
• продолжительность отсутствия на момент составления акта;
• наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу.

После появления сотрудника акт представляется ему для ознакомления, о чем он проставляет в акте свою подпись. При отказе от подписания в акте делается отметка с удостоверением указанного обстоятельства подписями лиц, которые присутствовали при предъявлении работнику акта для ознакомления.

ВАЖНО! Несоставление акта о прогуле — одно из оснований для признания увольнения незаконным (апелляционное определение Свердловского облсуда от 29.06.2017 по делу № 33-10549/2017).

Уважительные причины отсутствия работника

Для того чтобы увольнение было признано законным, помимо составления акта необходимо учитывать следующие замечания, выведенные из судебной практики, относительно уважительности причин отсутствия:

• невыяснение судом причин отсутствия — основание для направления дела на новое рассмотрение (определение ВС РФ от 09.10.2017 № 9-КГ17-10);
• прохождение обследования в отсутствие документа, освобождающего от работы, — неуважительная причина отсутствия (апелляционное определение Ростовского облсуда от 13.07.2017 по делу № 33-11733/2017);
• несмотря на достаточность увольнения за однодневный прогул, если работодатель увольняет за прогул в течение нескольких дней, должна быть доказана неуважительность отсутствия в течение всех дней, за которые применяется ответственность в виде увольнения (апелляционное определение Свердловского облсуда от 10.08.2017 по делу № 33-13127/2017);
• уволенный сотрудник не может обосновать уважительность отсутствия на работе отпуском без сохранения заработной платы, если сторонами трудовых отношений такой отпуск надлежащим образом не оформлялся (апелляционное определение Пермского крайсуда от 02.03.2016 по делу № 33-2260/2016).

Итак, в настоящей статье был представлен для скачивания соответствующий законодательству и правоприменительной практике образец акта об отсутствии на рабочем месте. В указанном акте отражаются данные об организации, сотруднике, составившем акт, лицах, присутствовавших при его составлении, сведения об отсутствующем работнике, продолжительность отсутствия, наличие/отсутствие сведений о причинах неявки на работу на момент составления акта.

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Прогулом считается неявка сотрудника на работу без уважительной причины, продолжавшаяся более четырех часов подряд. Так как в это время трудовые обязанности не выполнялись, прогул приравнивается к дисциплинарному проступку. Совершение таких действий влечет наложение взыскания вплоть до увольнения.

Чтобы наказать сотрудника, факт непоявления на рабочем месте нужно документально зафиксировать. Для этого составляется документ о неявке на работу, в котором фиксируется период времени, в течение которого человек отсутствовал.

Образец акта отсутствия на рабочем месте 2019 и порядок его составления

Документ составляет непосредственное руководство сотрудника или другое должностное лицо, например кадровик. Особый бланк для этого не предусмотрен. Для составления можно использовать простой лист бумаги, который заполняется произвольно, но с соблюдением нескольких обязательных правил.

Составляется документ в присутствии свидетелей — комиссии. Своими подписями комиссия подтверждает факт отсутствия коллеги на рабочем месте. Образец акта о прогуле работника должен содержать следующие сведения:

• наименование организации (указывается в шапке);
• наименование и внутренний номер документа;
• время, дата и место составления свидетельства о неявке работника;
• Ф.И.О. и должность составителя, а также свидетелей, подписавших документ;
• далее указывается период отлучки сотрудника;
• образец акта об отсутствии на рабочем месте без уважительной причины подписывается составителем, свидетелями, а после ознакомления и работником, допустившим дисциплинарный проступок..

Мы предлагаем скачать бесплатно образец акта об отсутствии на рабочем месте 2019, чтобы при необходимости использовать его в качестве примера.

Информацию о фиксации прогула нужно предоставить нарушителю под подпись. Он может отказаться подписывать образец акта о невыходе на работу сотрудника 2019. Этот отказ никак не влияет на возможность наложения дисциплинарной ответственности за проступок. В этом случае делается отметка об отказе, которую также заверяют свидетели. Об этом составляется еще один отдельный документ.

Причину прогула, а также свои возражения по поводу указанных сведений, трудящийся может изложить в объяснительной, которую должен предъявить работодателю в течение двух рабочих дней с момента происшествия. Если объяснительной не будет, составляется акт об отсутствии оправдательных документов.

Если выяснится, что отсутствие на рабочем месте случилось по уважительной причине (предъявлены оправдательные документы), проступок не будет считаться прогулом.

Можно ли оспорить факт прогула

Работник имеет право обратиться в суд, если посчитает, что его . Составленный письменный документ о прогуле может быть признан недействительным, если на нем нет подписи трудящегося. Это означает, что ему не дали с ним ознакомиться. Суд обязательно принимает во внимание документы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте. Если законодательство окажется на стороне работника, он будет восстановлен на предприятии.

Увольнение за прогул - судебная практика

1. Удовлетворяя требования истца о восстановлении на работе, суд принял во внимание наличие у работника трудового 45-летнего стажа на предприятии ответчика. Истец является ветераном труда, ранее к дисциплинарной ответственности не привлекался, поэтому суд решил, что дисциплинарный проступок со стороны истца был, однако при составлении акта и расторжении трудового договора за прогул работодатель не учел положений ст. 192 ТК РФ . На рабочем месте истец отсутствовал из-за болезни (у него случился сердечный приступ). На следующий день он обратился за помощью в медучреждение, где ему выдали листок нетрудоспособности. Суд постановил, что требования в части восстановления являются законными и обоснованными, требования в части взыскания зарплаты за время вынужденного прогула также подлежат удовлетворению (Определение Московского областного суда от 05.04.2011 по делу № 33-7511).
2. Наниматель решил уволить прогульщика. Объяснения по поводу прогулов у сотрудника запрашивались, но он отказался их предоставить, о чем был составлен дополнительный документ. Суд пришел к выводу, что сотрудник самовольно отсутствовал на рабочем месте. Но наниматель нарушил установленный законом порядок увольнения, поскольку приказ об увольнении вынесен без соблюдения требований . Документ о прогуле составлен спустя 49 дней после допущенного нарушения (как правило, он оформляется в день нарушения или в течение месяца). В результате увольнение было признано незаконным (Решение Октябрьского районного суда г. Новороссийска от 29.09.2016 № 2-4284/2016).

Если увольняемый не оспаривает решение, то в соглашение о расторжении трудового договора рекомендуется включить дополнительный раздел о том, что претензий к работодателю у сотрудника нет. Этот документ составляется в произвольной форме с перечислением возможных спорных моментов (выплаченная заработная плата, выданные документы, согласие с увольнением). Образец акта об отсутствии претензий должен быть подписан как увольняемым сотрудником, так и свидетелями его составления.

Отсутствие сотрудника на своем рабочем месте более 4-х часов подряд или в течение всего рабочего дня / смены без уважительных на то причин считается прогулом (пп.«а» п.6 ). За прогул к нарушителю применяются меры дисциплинарного взыскания (например, увольнение).

Важно!
Если работник не появлялся на работе в течение 4-х часов ровно, то прогулом это не является (постановление Президиума Ростовского областного суда от 07.05.2015 г. по делу № 44Г-22/2015).

Для фиксации факта неявки используется (его бланк Вы можете скачать ниже). Данный документ используется работодателем в качестве доказательства при привлечении прогульщика к дисциплинарной ответственности. Также он может оказаться очень полезным, если с работником произошел несчастный случай в то время, когда он должен был находится на работе.

Прежде чем начать составлять акт, нужно попробовать связаться с работником, например, по телефону, чтобы выяснить причины его отсутствия. Они могут быть уважительными (например, временная нетрудоспособность, вызов на судебное заседание и др.).

Обратите внимание!
Вопрос о том, является причина уважительной или нет, решает исключительно работодатель. Законодательством он не урегулирован.

Хотя анализ судебной практики позволяет выделить те факторы, которые можно считать уважительными.

• нахождение на больничном;
• уход за больным членом семьи;
• проблемы с общественным транспортом (поломка, пробки);
• тяжелые погодные условия (снегопад, ураган и т.д.);
• участие в судебном заседании в качестве свидетеля;
• стихийные бедствия;
• аварийные ситуации, чрезвычайные происшествия (утечка газа / воды, пожар и т.д.);

Если связаться с сотрудником не удалось или он отказался рассказывать о причинах своего непоявления на работе (или его объяснения оказались неубедительными), то составляется докладная записка непосредственным начальником нарушителя в свободной форме. В ней он информирует высшее руководство о произошедшем.

На докладную руководитель организации накладывает необходимую резолюцию, или на ее основании отдает распоряжении зафиксировать факт неявки. Если прогульщик подчиняется непосредственно руководству работодателя, то этап с оформлением докладной записки пропускается. Вместо этого сразу издается распоряжение.

Затем составляется акт об отсутствии работника на рабочем месте . Делает это, как правило, непосредственный начальник отсутствующего подчиненного в присутствии не менее трех свидетелей - других сотрудников компании. Чтобы исключить заинтересованность лиц, участвующих в подписании акта, рекомендуется привлекать свидетелей из других подразделений организации.

Кстати, задокументировать прогул могут и специалисты кадровой службы.

Акт не имеет единой обязательной формы, поэтому работодатель вправе разработать свою. (Вы также можете скачать бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте на нашем сайте.) Если нет разработанной формы, то документ оформляется в произвольной виде. При этом он должен содержать следующую информацию:

1. наименование работодателя на фирменном бланке (если он не используется, указываются реквизиты: ОГРН / ОГРНИП, ИНН, КПП, адрес и т.д.);
2. наименование, дата, номер акта;
3. конкретное место и время составления акта;
4. наименование должности, ФИО лица, составившего акт, и свидетелей;
5. наименование должности, ФИО отсутствующего работника, а также его рабочее место;
6. описание дисциплинарного нарушения;
7. дата и время (в часах и минутах), в течение которого работник не появлялся на работе;
8. подписи составителя акта и свидетелей;
9. подпись нарушителя.

Представлен ниже.

Акт составляется не менее чем в 2-х экземплярах, один из которых вручается прогульщику. В зависимости от потребности работодатель вправе оформить и большее количество экземпляров документа.

Далее акт об отсутствии работника на рабочем месте , вместе с приложенной докладной запиской и/или распоряжением руководителя, передается в кадровый отдел сотруднику, который производит учет рабочего времени.

Тот в свою очередь на основании поступивших документов в табеле учета рабочего времени напротив соответствующей фамилии проставляет:

• буквенный код «НН» («неявка по невыясненным причинам») или цифровой код «30» - если работник отсутствовал в течение всего рабочего дня / смены;
• буквенный код «Я» или цифровой код «01» с указанием отработанных часов - если сотрудника не было в течение более чем 4-х часов.

Как правило, акт оформляется в день прогула. Хотя позволяет это сделать в течение одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка.

О том, как часто нужно составлять акты при длящемся прогуле, законодательство ничего не говорит. В то же время нужно учитывать, что каждый факт неявки сотрудника на работу должен быть задокументирован. Поэтому будет идеальным оформлять документ на каждый день прогула в течение всего периода отсутствия. Однако, если сотрудник не появляется на работе неделями или месяцами, то периодичность составления акта можно увеличить (например, еженедельно по итогам прошедшей недели). Оформлять акт реже чем 1 раз в месяц не рекомендуется, поскольку на основании применить дисциплинарное взыскание можно только в месячный срок.

Как только «загулявший» сотрудник появился на работе, ему сразу вручается акт (акты) об отсутствии работника на рабочем месте под роспись. Если он отказывается его подписывать, то в документе об этом делается соответствующая отметка, которая визируется составителем и свидетелями.

Кроме того, работодатель должен потребовать представить объяснения. Нельзя в этом случае ограничиваться только устным требованием. Работнику обязательно нужно вручить письменное уведомление о даче письменных объяснений своего отсутствия на рабочем месте, в котором он распишется.

Сообщить о причине прогула сотрудник может в форме объяснительной записки. На это ему отводится 2 рабочих дня. Работодатель вправе установить и более длительный срок для дачи объяснений (ч.1 ). Его следует зафиксировать в уведомлении. Если по истечении установленного срока ответ от прогульщика не поступил, то составляется акт об отказе от дачи объяснений.

На основании имеющихся материалов расследования факта отсутствия работника на рабочем месте (докладных, актов, объяснительных и т. д.) работодатель оценивает, уважительны были причины неявки или нет. И если он счел их неуважительными, то принимает решение о применении дисциплинарного взыскания.

Нарушителю может быть объявлено замечание или вынесен выговор. При этом оформляется приказ о применении дисциплинарного взыскания. Если сотрудника увольняют, то издается приказ унифицированной формы Т-8 об увольнении.

Подписывая трудовой договор, гражданин обязуется ответственно и добросовестно выполнять свои трудовые обязанности и соблюдать трудовую дисциплину. При нарушении данных пунктов, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с работником согласно ст. 81 ТК РФ. В частности, отсутствие работника на рабочем месте является одним из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя, или применения иных дисциплинарных мер.

Что считается прогулом?

Стоит обратить внимание, что прогулом признается не только неявка работника и отсутствие в течение всего рабочего дня без уважительной причины, но и отсутствие на рабочем месте в течение четырех часов подряд. Прогулом, например, можно считать самовольное использование отгулов или отпуска, оставление рабочего места на длительное время без необходимости. Оценивать, является ли причина отсутствия уважительной, работодателю необходимо самостоятельно, основываясь на объяснениях работника, предоставленных подтверждающих документах и т.д.

Факт прогула должен быть зафиксирован и подтвержден. Чтобы подтвердить наличие прогула, работодателю необходимо составить следующие документы:

• Акт об отсутствии на рабочем месте работника;
• Записку на имя руководителя компании, составленную непосредственным руководителем работника;
• Требование, которое должно быть передано работнику, о необходимости предоставить письменные объяснения по факту его отсутствия на рабочем месте;
• Объяснительную записку работника, заполненную по факту его отсутствия, а в случае отказа от объяснений - акт об отказе, подписанный как минимум двумя свидетелями;
• Табель рабочего времени.

Данные документы будут служить основанием для привлечения работника к ответственности за отсутствие на работе. Но что делать, если работник долгое время не приходит на работу и получить у него объяснения не является возможным? Достаточно ли составить акт о прогуле?

Если работник долго отсутствует на работе и причины отсутствия выяснить не представляется возможным, стоит направить ему письменное уведомление. Целесообразно направить документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию уведомления стоит оставить в компании, а также зарегистрировать в исходящей документации. В данном случае уведомление подтверждает и факт отсутствия работника, а также тот факт, что работодатель предпринимал действия по его поиску и получению объяснений.

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Для документа, который составляется при нарушении работником своих трудовых обязанностей (прогуле) нет унифицированной формы – он составляется работодателем самостоятельно. Акт отсутствия на работе (образец) мы приведем в конце статьи.

Документ заполняется обычно непосредственным руководителем работника. В шапке документа целесообразно указать наименование компании, дату заполнения акта, время, когда был заполнен акт о невыходе на работу.

Основная часть документа обычно составляется от лица заполнившего акт, где в свободной форме подробно излагается суть зафиксированного события. В основной части документа подробно описывается, что работник (фиксируется должность, ФИО работника) отсутствовал на своем рабочем месте (фиксируется рабочее место, например, цех первичной обработки). Фиксируется временной промежуток, дата инцидента. Также акт об отсутствии на рабочем месте (бланк) может содержать причину отсутствия на рабочем месте, которую озвучил работник. Акт заполняется в двух экземплярах, один передается в отдел кадров, другой должен быть передан работнику.

Акт отсутствия работника на рабочем месте (бланк) обязательно должен быть подписан двумя свидетелями, которые смогут подтвердить информацию, изложенную в акте. Также документ подписывается сотрудником, который его заполнил. Работник должен быть ознакомлен с актом под подпись, должна быть зафиксирована дата подписи документа.